1、使用正确的词语。当你写电子邮件的时候，选择正确的词语是非常必要的。简明扼要，直奔主题。注意不要让别人误解你的话。如果你清楚地写了电子邮件，你就不用再通过电话跟进了。这也可以避免你和客户之间的沟通失误。
2、写作要专业。即使在你的电子邮件中，你也应该是专业的。当你和朋友交谈时，你可能会使用不同的交流术语，但当你和客户交流时，你必须更加正式和专业。有时，你也可以不正式，但你的声音应该听起来很专业，而不是草率。记住，你的电子邮件反映了你和你的公司。
3、使用的句子。不要用大写字母，因为这样看起来你很生气或者你在对收件人大喊大叫。避免使用小写字母，因为它看起来很懒，而且非常不合适。您应该使用句子大小写，并确保知道哪些应该大写，哪些可以小写。当你想强调某些部分时，可以使用星号或粗体。
4、注意盲目抄写和礼貌抄写的正确使用。只复制给那些与你的电子邮件直接相关的人。但是如果你要发送一个大的通讯录，你可以用密件抄送，这样收件人就不会看到太多的名字。
5、不要让标题栏空着。在主题栏里写点东西是很重要的。但不要只是写东西。主题行用于通知。人们可以通过邮件的主题来确定邮件的重要性。你必须使它简短，具体，相关。如果你把它留白，或者你写了一个不合适的主题，它看起来就像一个垃圾邮件或一个未经请求的广告。
6、控制附件数量。如果有这么多附件的话，下载需要时间。它也会占用收件人电脑的空间。所以确保你只附上那些必要的。另外，如果你有很多邮件要发，把它放在一个文件夹里压缩。这样，下载起来就容易多了，而且你的收件人也不会和你的附件内容混淆，因为它已经很好地组织好了。
7、阅读电子邮件，取消订阅。确保你分配了阅读电子邮件的时间。你可能有一些重要的邮件，如果你把它们全部删除，你就会错过一封重要的邮件。随着新技术的进步，我们已经可以消除垃圾邮件，但当然，我们仍然可以收到一些我们要求的信息的电子邮件。但是如果你已经订阅了某样东西，然后你觉得自己已经不感兴趣了，那就不要订阅。
8、让收件人知道你不需要回复。有些情况下，你发送电子邮件只是为了通知收件人一些事情。你必须告诉他们，他们不需要回复，这样收件人就可以节省时间。你可以在邮件末尾写上“No reply necessary”，也可以在主题行写上“No reply necessary”。
9、不要只用一个词发送电子邮件。如果你的收件人只在你的邮件回复中看到“谢谢”或“Ok”，这将会非常耗时，而且会让他们感到有点恼火。你的收件人会认为这是浪费时间。所以，如果你想说谢谢，你可以用一种更好的方式来表达，比如说几句感谢的话，发一封电子贺卡，或者如果你能给他们写一封手写的感谢信就更好了。
10、在必要的时候做出回应。你应该确保你回复的邮件需要你的回复。当有人问你问题时，立即回答，因为寄件人可能正在等着你。
